Alcance en procesos estándar SAP ALL IN ONE (Best Practices) para empresas de Comercializadoras
Contabilidad General
- Proceso de administración de cuentas de mayor (Plan de cuentas).
- Proceso de registros contables, ajustes, notas.
- Documentos periódicos (Amortización de diferidos y similares).
- Procesos de cierre mensual y anual.
- Generación de estados financieros (Balance General, Estado de resultados).
- Impresión de Libros oficiales (Mayor y balances, Diario, Inventarios y Balances).
- Procesos de Impuestos (Indicadores de IVA, Indicadores de retención, Certificados de Retención).
- Generación de informes de saldos o movimientos de cuentas.
- Localización SAP para generar reportes en medios magnéticos a la Dian.
Cuentas por Cobrar
- Proceso de administración datos de deudores
- Proceso de registro de facturas
- Procesos de compensación y ajustes
- Cuentas divergentes (Contabilización mismo tercero con diferente cuenta asociada)
- Registro de anticipos de deudores
- Informes de vencimientos de cartera, movimientos, partidas pendientes o compensadas.
Cuentas por Pagar
- Proceso de administración datos de Acreedores
- Proceso de registro de facturas
- Procesos de compensación y ajustes
- Cuentas divergentes (Contabilización mismo tercero con diferente cuenta asociada)
- Registro de anticipos de Acreedores
- Informes de partidas pendientes o compensadas.
Tesorería
- Libro de Caja. Procesos de caja menor
- Procesos de pagos y recaudos. (Pagos con cheques, transferencias)
- Impresión de cheques
- Conciliaciones Bancarias Automáticas y manuales
- Informes de previsión de tesorería para toma de decisiones
Activos Fijos
- Proceso de administración de datos de Activos Fijos
- Proceso de altas, traslados y bajas de Activos.
- Altas de activos integradas con compras.
- Procesos periódicos de depreciación / amortización
Centros de Costos
- Proceso de administración datos de Centros de costo (Jerarquía ) y clases de costo
- Imputaciones contables en cuentas de resultado
- Distribución automática de costos para análisis de información
- Planificación de centros de costo y generación de informes de comparación plan – real
- Agrupación Informes por centros de costo y por agrupaciones de centros de costo
Centros de Beneficio
- Proceso de administración datos de Centros de Beneficio
- Imputaciones contables en cuentas de resultado (Ingresos)
- Distribución automática de Ingresos y costos para análisis de información
- Planificación de centros de Beneficio
- Asignación de centros de beneficio a materiales (Bienes /servicios) Facturables para análisis de rentabilidad. (Automatización para reportes de rentabilidad)
- Informes por centro de beneficio, cuenta de resultado, periodos y comparaciones plan – real.
Ordenes Internas
Permiten controlar de manera específica los costos que corresponden a actividades o proyectos temporales y que por tal razón no ameritan ampliar la estructura de centros de costos. Tal es el caso de campañas comerciales, proyectos tecnológicos o montajes de equipos que deban ser analizados de manera específica.
- Proceso de administración datos de Ordenes.
- Determinación de costos de proyectos mediante ordenes internas
Gestión de Materiales
- Proceso de administración datos maestros de materiales (Materiales comercializados o consumibles y servicios)
- Condiciones de recargos o descuentos en procesos de compra
- Datos maestros de proveedores
Compra de Bienes
- Procesos de compra (Solicitud de pedido o requerimiento de compras, Ofertas o cotizaciones de proveedores, Pedidos u órdenes de compra)
- Control (Autorización previa) de pedidos de compra
- Proceso de recepción de bienes para almacenamiento integrado con compras y contabilidad.
- Proceso de recepción de bienes imputados a centros de costo u órdenes internas (Proyectos)
- Proceso de evaluación de proveedores
- Proceso de verificación y registro de facturas de proveedores por compra de bienes.
- Informes de cantidades y valores de compras por proveedor, articulo, por mes, por clasificación de artículos. Análisis de información estadística generada en forma automática. Fácil integración con Excel.
- Gestión de compras en consignación. (Pedidos de compra, entrada de mercancía, liquidación periódica para facturación de proveedor)
Compra de servicios
- Proceso de administración datos de servicios.
- Procesos de compra (Solicitud de pedido o requerimiento de compras, Ofertas o cotizaciones de proveedores, Pedidos u órdenes de compra)
- Control (Autorización previa) de pedidos de compra
- Proceso de recepción y aceptación de servicio
- Proceso de verificación y registro de facturas de proveedores por compra de servicios
Gestión de Inventarios
- Representación de almacenes y centros de almacenamiento
- Procesos de entradas, traslados y salidas de inventario.
- Valoración de inventario permanente (precio estándar o variable)
- Control de inventario recibido en consignación (De proveedores)
- Control de inventario entregado en consignación (Clientes)
- Gestión de lotes en inventario, consultas y gestión de stocks a nivel de lote por referencia (según tipo de productos).
- Control de fechas de vencimiento de lotes de inventario.
- Identificación de conceptos específicos de consumo de inventario para análisis y control. (Integración con cuentas contables)
- Proceso de inventario físico (Conteos, registro y contabilización de diferencias)
- Sistema de información logístico.
- Control de inventarios por números de serie en productos.
Compras en General
- Contratos marco para representar acuerdos comerciales con proveedores
- Procesos automáticos de asignación de proveedor para compras recurrentes
- Libro de pedidos para automatización de compras o para bloqueo de proveedores
- Impresión de la orden de compra o envío archivo pdf a proveedor
Comerciales
- Registro de pedidos de venta a partir de órdenes de compra de clientes.
- Confirmación de cantidades según fecha de entrega y disponibilidad de inventario
- Determinación de precios según listas de precios previamente definidas. (Listas de precios generales, por cliente o área de ventas)
- Definición de escalas en listas de precios
- Condiciones de descuento o recargo en determinación de precios. (Recargos o descuentos por producto, cliente, área de ventas.
- Consultas de disponibilidad de inventario por referencia, almacén, bodega o lote.
- Proceso de ventas en consignación para clientes.
- Consulta de listas de precios y descuentos vigentes.
- Sistema de información. Estadísticas de ventas por cliente, por área de ventas, por código de bienes y servicios, periodo de facturación. Informes de facturación, de pedidos o entregas pendientes, directorio de clientes.
Facturación
- Facturación de bienes y servicios a partir de cantidades registrados en el pedido de ventas (Servicios)
- de disponibilidad de
- Facturación de bienes a partir de cantidades entregadas o remitidas al cliente
- Impresión de formato de factura
- Notas débito y notas crédito.